Неполученная первичка: как получила, как оценила задачу

Бывает так, что в организации не было заведено получать первичку по каждой сделке. Жизненных причин тому может быть масса: отсутствие в опыте судов, где все строится на первичке; недостаточно опытный бухалтер или его отсутствие; мало полномочий у руководителя группы, особенно в карательной части 😉 и еще разные, более фантастичные.

Однажды в фирму приходит либо опытный юрист или бухгалтер (что хорошо), либо необходимость посудиться или пройти налоговую проверку (что похуже). И встает вопрос восстановления первички за какой-то период.

Расскажу, как я однажды это оценивала на конкретном примере.


КАК НЕ ПОЛУЧИЛОСЬ

Сначала это было поручено продажникам, но со слабым успехом — восстановили документов 5. Дальше пошло обычное:

  • это не наше дело, отвлекаете от сделок…
  • пусть бухгалтерия запрашивает, это их дела…
  • нету времени на эту фигню, мы за дело, мы в полях.

Бухгалтерия была на аутсорсе, денег просила за «восстановление документов за два года» космически: 80 000 за услуги + DHL на все пересылки, чтобы точно не потерять.

Потом была мысль премировать за эту задачу офис-менеджера — 5000 руб. и доки по списку. Офис-менеджер была любимица руководителя, для вида позвонила в три фирмы и на том все.



КАК ПОЛУЧИЛОСЬ
Разозлившись на отсутствие результата в таком вроде простом вопросе, решили поручить задачу в одни руки. Только это и ничего кроме этого и оценив вопрос отдельно. Итак, отталкиваемся от списка Excel (у меня была выгрузка из 1С:Бухии с отметкой, где нет оригиналов). Набралось недостающих 193 документа за 2 года.
Считать работы имеет смысл по фирмам, т. к. что 1 документ запросить у юрлица, что 10 — разница небольшая. Когда все, что мы имели, свели в один список, то увидели, что на проработку — 96 фирм.
Сложностей никаких нет, запрашиваем понятные доки, соль только в том, чтобы выйти в каждом юрлице на специалиста по первичке. Мы начинали с продажников нашей стороны и закупщиков на стороне контрагента, т.к. контактов бухов не было.

Итого на фирму минимум 3 звонка:

  1. получить контакт бухгалтерии
  2. попросить у бухгалтера нужный скан на мейл и оригинал почтой
  3. проконтролировать отправку документов

Это идеал, но в жизни обязательно получится звонков 5 на фирму не меньше — не тот человек, уже уволился, кто-то что-то забыл, адрес потерял, в отпуске и т.д. и т.п.
Итого 5*95 ~ 500 звонков. В среднем в день можно назвонить раз 20-25, т. е. эта работа займет примерно 20-25 рабочих дней. По сложности в этой задаче нет ничего выдающегося, все просто — уровень примерно ассистента. Отталкивалась от дня работы ассистента с окладом в 20000р, т.е. 1000 р/день.

Итого весь объем оценила в 20 000 руб., плюс премия 5000 за тех, кто за первый заход не поддался уговорам 🙂 таких нашлось четыре конторы.Телефон оплачивать не пришлось, звонили с рабочего.


ЧТО ПОТОМ
Продажникам вписали в обязанности запрашивать первичку по сделкам. Без полученной первички сделка не считается закрытой, проценты по ней не начисляются. Вот такое драконство! Но как по мне — нормальный здравый смысл и адекватная организация.


ДОПУЩЕНИЯ И ОГОВОРКИ

1. Ищи-свищи, если они не заплатили, первичку тем более не дадут.
Фирма ни с кем не судилась и не ругалась, оплаты по всем сделкам прошли, вопрос был просто в первичке. На стадии неплатежей и ругательств выбивать первичку поздно, конечно. Про это я писала в посте Как я действую, если мне не платят.

2. Почему не поручить офис-менеджеру, который на окладе, все-таки?
В описанном примере офис-менеджера очень любили и оклад платили фактически за атмосферу в коллективе и красоту. Причем, это как ни смешно, имело смысл, работа у ребят была нервная, а офис-менеджер всех веселила и бодрила 😉
Но вообще-то можно, да. Основной момент выбрать время, когда можно поручить только это и ничего кроме этого! В моем случае оказалось не меньше 20 дней на 96 фирм, а казалось — ну что там, работы на 3 дня. Подвинуть все остальное, чтобы приоритет был за восстановленной первичкой. Ну и плюшки все-таки: премию, или пару отгулов. Плюшки они всем всегда приятны и дают ощутить сладость завершения дела)

Добавить комментарий

Заполните поля или щелкните по значку, чтобы оставить свой комментарий:

Логотип WordPress.com

Для комментария используется ваша учётная запись WordPress.com. Выход /  Изменить )

Google photo

Для комментария используется ваша учётная запись Google. Выход /  Изменить )

Фотография Twitter

Для комментария используется ваша учётная запись Twitter. Выход /  Изменить )

Фотография Facebook

Для комментария используется ваша учётная запись Facebook. Выход /  Изменить )

Connecting to %s

На платформе WordPress.com. Тема: Baskerville 2, автор: Anders Noren.

Вверх ↑

%d такие блоггеры, как: