Памятка вместо должностной инструкции или Как разделить ответственность с сотрудником

Часто в работе любых отделов проблемы возникают не от того, что человеку не ясен его функционал — тут обычно все «в целом понятно». А от того, что непонятны границы и уровень ответственности. Традиционные должностные инструкции часто составляет отдел кадров и юристы, в них указано очень много всего, с целью соблюдения законодательства, но в то же время, довольно мало сути, того, «до какой черты копать».

Кроме того, в малом бизнесе довольно часто должностных инструкций вовсе нет, все ограничивается передачей круга вопросов от человека к человеку и все. Чтобы упростить имеющееся и как-то выйти из обеих ситуаций (нет никаких инструкций или официальная инструкция монструозна и далека от ежедневных дел) советую делать короткие, на лист, памятки по функционалу.


Например,
ПАМЯТКА ТОРГОВОГО ПРЕДСТАВИТЕЛЯ
ОБЯЗАННОСТИ

Поиск клиента, встречи, рассылка предложений, звонки, переговоры, презентации продукции. Переговоры-знакомство и презентации — самостоятельно. Переговоры по договорным условиям с руководителем.

НАЧАЛО СОТРУДНИЧЕСТВА

  1. Отгрузки за безналичный расчет только при наличии подписанного договора!
    С началом работы у клиента необходимо получить пакет стандартных копий к договорам:
    ☑ Копия свидетельства о регистрации (ОГРН)
    ☑ Копия свидетельства ИНН
    ☑ Копия устава
    ☑ Копия решения о назначении ген.директора
    ☑ Копии доверенностей на подписание документов
    Все копии заверены подписью сотрудника клиента и печатью.
  2. Уточнить и предоставить для внесения в базу — кто является контактным лицом по:
    ☑ Приемке товара, проверке первичных документов
    ☑ Взаиморасчетам и актам сверок
    Имя, телефон, e-mail – обязательно в 1С!

РЕГУЛЯРНАЯ РАБОТА

  1. Получение заказа за 1-2 рабочих дня до отгрузки по СПб и ЛО.
    Заказы от 100 000р и межгород – дату доставки согласовываем отдельно.
  2. Прием заказов 1С и передача на сборку и доставку:
    ПН – на СР; ВТ – на ЧТ; СР – на ПТ; ЧТ – на ПТ/ПН; ПТ – на ПН/ВТ.
    Межгород – за неделю.
  3. Контакт с клиентом по части приемки, расхождений, возвратов и документов первички. С 1 по 5 число проверяем Реестр неполученных документов. Реестр ведет бухгалтерия. Добивается получения, переподписания, возврата первички с клиента – продажник.
  4. Уведомление клиента о замене выводимых из матрицы позиций и о новинках.
  5. Своевременное уведомление о росте цен (согласно договорам клиентов).
  6. Согласование скидок, акций, распродаж и т.п. с клиентом после совещания внутри фирмы о границах допустимых скидок, платных каталогов и т.п. Акции всегда согласовываем с руководителем.
  7. Получение нашего экземпляра Актов сверок — контактируем с клиентом на предмет ее возврата с подписью и печатью клиента. Нестыковки в расчетах разбирает бухгалтер. Организует окончательное получение оригинала – торговый представитель.

ВНИМАНИЕ, КОЛЛЕГИ! Сделка без первички — не сделка!Проценты по сделкам без полученных документов не рассчитываются и не выплачиваются.
25 дней жизни по вашим правилам,
а с 5 по 10 число бухгалтерия мстит!

В СЛУЧАЕ НЕПЛАТЕЖЕЙ КЛИЕНТА
☑ Отгрузки замораживаются до снижения суммы и давности долга до параметров по договору.
☑ Если Вы обеспечили все документы пп. 2, 6, 10, то финансовые риски ложатся на учредителей, а Вы – не несете финансовых потерь.
☑ Если Вы не обеспечили документов пп.2, 6, 10, значит, готовы нести финансовый риск вместе с учредителями, то есть – 25% неполученной суммы ляжет на торгового представителя!


Простая выжимка об основном, что входит в круг ответственности торгового представителя. Конечно, в разных компаниях и дела устроены по-разному.

Что в таких памятках важно?

Граница ответственности. Не важно, кто в вашем деле отвечает за какой блок, если это работает. Важно — четко написать о том, что один специалист отвечает за пункты с 1 по 8-й, а другой дальше, с 9 по 17-й.

Мера ответственности. Второе, важно обозначить меру ответственности, ведь строгость законов — что? искупается необязательностью их исполнения)) Выделив самое важное на берегу, и описав что будет за неисполнение самого важного, снимаем с себя массу головной боли при развитии ситуации не в том русле. Есть косяк — есть ответственность, предупрежден заранее — избавлен от иллюзий.

Мы подбираем хороших специалистов, чтобы дела весело крутились и эффективно вертелись. А хорошие инструкции и ясные границы ответственности — это как смазка между шестеренками, обеспечивает плавный ход.

Добавить комментарий

Заполните поля или щелкните по значку, чтобы оставить свой комментарий:

Логотип WordPress.com

Для комментария используется ваша учётная запись WordPress.com. Выход /  Изменить )

Google photo

Для комментария используется ваша учётная запись Google. Выход /  Изменить )

Фотография Twitter

Для комментария используется ваша учётная запись Twitter. Выход /  Изменить )

Фотография Facebook

Для комментария используется ваша учётная запись Facebook. Выход /  Изменить )

Connecting to %s

На платформе WordPress.com. Тема: Baskerville 2, автор: Anders Noren.

Вверх ↑

%d такие блоггеры, как: